Wist je dat je 22% van de tijd op een werkdag bezig bent met het zoeken en her-creëren van documenten? Dit komt neer op bijna één werkdag per week. Het kost gemiddeld maar liefst €120 om zoekgeraakte documenten te herstellen en van een papieren document worden doorgaans 19 kopieën gemaakt. Dit blijkt uit een onderzoek van print- en IT oplossingen bedrijf Ricoh dat is uitgevoerd in 2019. Digitalisering kan kostbare tijd, geld en middelen besparen.

Doordat we dagelijks steeds meer informatie tot ons krijgen, is digitalisering onmisbaar geworden om een efficiënte werkomgeving te realiseren. Digitalisering en automatisering worden door velen gezien als een bedreiging die ervoor moet zorgen dat de mens vervangen wordt. Echter moet digitalisering juist als kans worden gezien in plaats van bedreiging. Digitalisering lijdt niet direct tot minder arbeid, maar juist tot efficiëntere arbeid. Zo houden medewerkers door digitalisering meer tijd over om toegevoegde waarde te bieden aan een organisatie. Denk aan het beter onderhouden van klantcontacten en het werven van nieuwe klanten. Dit resulteert in een win-win situatie voor alle drie de partijen; de organisatie, de medewerkers en de klant.

Digitalisering is een belangrijke stap voor elke onderneming, maar het is zéker geen gemakkelijke klus. Om je op weg te helpen, delen we graag enkele tips voor digitalisering.

1. Maak een duidelijk plan

Het opstellen van een duidelijk plan is voor elke verandering essentieel. Het is belangrijk om eerst een inventarisatie te maken van welke processen al digitaal verlopen en welke andere processen daarvoor in aanmerking komen. Maak een overzicht van de te nemen stappen om volledig digitaal te kunnen werken.

2. Zorg voor een goede organisatie

Het grootste voordeel van digitaal werken is dat alle benodigde bestanden eenvoudig terug te vinden zijn op zowel desktop, laptop, smartphone en tablet. Om dat écht te laten slagen is het belangrijk om goede afspraken te maken over hoe het vernieuwde digitale proces in werking zal gaan en ervoor te zorgen dat iedereen daarin wegwijs zal zijn. Goede organisatie is dus noodzakelijk.

3. Transformeer analoge formulieren in digitale formulieren

In het digitaliseringsproces kunnen grote stappen worden gemaakt, maar ook de kleinere stappen dienen niet vergeten te worden. Maak een overzicht van formulieren die momenteel nog analoog worden verwerkt maar beter digitaal kunnen worden opgeslagen. Wordt er in jouw organisatie nog gewerkt met in- en uitgaande postvakken? Printen collega’s rapporten of bijlagen voor vergaderingen? Dergelijke zaken kunnen zeer eenvoudig digitaal opgelost worden. Ga dus goed na wat voor formulieren er nu allemaal analoog worden opgelost in jouw organisatie.

4. Vind het wiel niet opnieuw uit, maar gebruik templates

Digitalisering wordt vaak beschouwd als een langdurig proces wat flink wat tijd en geld kost. Dat is lang niet altijd nodig. Veel analoge processen of handelingen kunnen gemakkelijk worden gedigitaliseerd aan de hand van templates, oftewel voorbeeldformulieren. Denk eens aan het opstellen van een inspectielijst, checklist of audit. Wanneer alle formulieren opnieuw moeten worden opgesteld neemt het stroomlijnen van digitale processen onnodig veel tijd in beslag. Maak het jezelf makkelijk en maak gebruik van templates.

5. Gebruik smartphones en tablets

De belangrijkste tip voor een succesvolle digitale transformatie die wij je kunnen geven is: neem zoveel mogelijk afscheid. Zeg gedag tegen analoge documentatie en werk zoveel mogelijk papierloos. Het kan namelijk allemaal worden opgelost via smartphones of tablets. Het maken van foto’s voor audits kan zeer eenvoudig gedaan worden via een smartphone of tablet. Het ondertekenen van een rapportage kan ook gedaan worden met een digitale handtekening. Tegenwoordig zijn rapportages verkrijgbaar in alle gangbare formaten, zoals PDF, Word of Excel. Zo zijn rapportages ook op smartphones en tablets te openen en lezen.

6. Schakel een expert in

Waarschijnlijk heb je al eerder al je bedrijfsprocessen onder de loep genomen, maar procesoptimalisatie is waarschijnlijk niet je dagelijks werk. Als je enkel je eigen bedrijfsproces hebt gezien, heb je geen vergelijkingsmateriaal. Een onafhankelijke expert, die vernieuwende inzichten heeft opgedaan bij vergelijkbare bedrijven, kan samen met jou nagaan hoe je processen met behulp van digitalisering kunt optimaliseren. Door te sparren met bijvoorbeeld één van onze digital management consultants kom je veel sneller tot goede ideeën.

Ben je benieuwd hoe processen in jouw organisatie effectiever en efficiënter kunnen worden ingericht? Wil jij óók graag digitale technologie inzetten in jouw bedrijf? Wil je dat ook jouw processen foutloos en sneller verlopen? Neem contact op met één van onze digital management consultants.